Dépenses 3
Rémunérations d’intervenants extérieurs.
La mise en oeuvre des actions pédagogiques dans les établissements du second degré nécessite souvent le recrutement d'intervenants extérieurs.
Textes.
La rémunération des intervenants peut varier en fonction du type d'activité. Voir le décret n° 2012-871 du 11 juillet 2012 relatif à la rémunération des intervenants chargés à titre accessoire de diverses tâches organisées par les écoles et les établissements d'enseignement relevant du ministère de l’Education nationale.
L’arrêté du 11 juillet 2012 fixe à 13,72 € le taux horaire de référence de la rémunération des intervenants prévue au décret.
Arrêté du 9 août 2012 fixant la rémunération des intervenants participant à titre d'activité accessoire à des activités de formation et de fonctionnement de jurys relevant du ministre chargé de l'enseignement supérieur.
Le décret 2004-986 du 16 septembre 2004 qui précise que des vacations peuvent être allouées aux personnels non enseignants apportant leur concours au fonctionnement des groupements d'établissements, des centres de formation d'apprentis ouverts dans les EPLE ou à l'exécution de certaines conventions ", lorsque ce concours s'effectue en dehors de leurs obligations de service .
Pour le comptable, le recours à des “artistes” par l’EPLE pour animer diverses actions est un sujet sensible et très complqué notamment au niveau des charges sociales et des déclarations diverses. Chaque fois qu'une action suppose l'intervention d'un artiste, l'établissement doit s'assurer, au moment de la mise en place du projet, de la possibilité de prendre en charge la rémunération et des complications que cela peut représenter.
A mon avis - et je ne suis pas le seul - il est fortement déconseillé de salarier un intervenant “artiste”, mais plutôt de privilégier les modalités de rémunérations suivantes quelque soit le mode d’intervention de l’intervenant :
il est souhaitable que l’EPLE reçoive une facture du montant de l'intervention qui émane :
* soit de l'artiste, s'il est travailleur indépendant, il a un numéro SIRET, il peut donc s'acquitter des charges sociales et salariales auprès de l'URSSAF ou de la maison des artistes ou d'un centre des impôts ; il lui suffira d'établir une facture relative au montant de ses heures d'intervention et de la présenter à l'établissement.
* soit de l'association, à laquelle l'artiste est affilié. C’est l’association qui établira la facture relative au montant des heures d'intervention (à laquelle sera joint son numéro de SIRET et un relevé d'identité bancaire) et qui la présentera à l'établissement . C'est l'association " employeur " qui s'acquittera alors des charges sociales et patronales. C’est à mon avis la meilleure solution.
Documentation.
Un article (2017) de la revue « Intendance » publié par l’AJI.
La page dédiée « Eduscol ».
Un document de l’académie de Lille (avril 2012) sur les intervenants extérieurs : recrutement, participation et rémunération ; en prenant en compte les nouveaux textes de juillet 2012 sur la rémunération.
Un document de la DEV du rectorat de Reims sur les intervenants (nov-2008) et un autre de mai 2008 ; attention cependant aux modifications intervenues depuis 2008.
GUSO. Organisation de spectacles occasionnels : les droits et les obligations expliqués par l’Urssaf.
Festival, concert, spectacle de rue, théâtre, bal, anniversaire... Vous organisez prochainement une manifestation culturelle et il ne s’agit pas de votre activité principale ? Vous engagez des artistes et des techniciens du spectacle vivant ? Quels sont vos droits et vos obligations ?
Pour en savoir plus, l’Urssaf propose en ligne un dépliant de 3 pages qui fait le point sur la situation, les formalités étant différentes en fonction de votre activité. Si l’organisation de spectacles constitue votre activité principale, la déclaration des salariés engagés et le paiement des cotisations sociales s’effectuent auprès de l’Urssaf. Par contre, si l’organisation de spectacles n’est pas votre activité principale (ou si vous êtes un groupement d’artistes amateurs bénévoles), les démarches s’effectuent auprès du Guichet unique du spectacle occasionnel (Guso).
Depuis la page d’accueil du site du Guso vous pouvez adhérer au Guso. Une fois adhérent, il vous est possible d’accomplir en une seule fois et auprès d’un seul organisme l’ensemble des démarches liées à l’embauche et à l’emploi d’artistes ou de techniciens du spectacle vivant.
La page du site « service public »
Guide pratique des formateurs internes occasionnels.
Ce guide (2013) a vocation à être un outil en premier lieu pour les services en charge de la formation. Il constitue également un outil d’appui pour les formateurs internes occasionnels eux-mêmes, les agents occupant des postes d’encadrement, ainsi que les services de gestion des ressources humaines au sens large.
La comptabilisation des acquisitions en commun par plusieurs EPLE.
Les dispositions de la circulaire n° 77-425 du 9 novembre 1977 donnent aux établissements relevant d’un même groupe la possibilité de mettre en commun leurs ressources pour acquérir des immobilisations ; dans ce cas quelles sont les écritures à passer dans la comptabilité. Voir le document en fichier PDF. Il convient d’actualiser ce document ancien avec la réforme RCBC (service OPC).
FAQ de la DAF : Les établissements scolaires du second degré public (collèges principalement) ont-ils la possiblité d'acquérir un bien mobilier d'une valeur supérieure à 800 euros HT en mutualisant leurs moyens financiers ?
Tout dispositif de mutualisation entre établissements doit s'appuyer sur l'article L 421-10 du code de l'éducation: une convention doit être conclue entre les membres du groupement de services, après approbation de chacun des conseils d'administration. Sur le plan comptable, les écritures sont celles prévues par l'annexe technique à la circulaire n° 88- 079 du 28 mars 1988 pour les groupements de services.L'achat d'un bien immobilisable peut être justifié dès lors qu'il sera utilisé en réseau par un groupe d'établissements. Il conviendra toutefois de prévoir dans la convention de constitution du groupement la répartition de ces biens immobilisés dans l'hypothèse d'une dissolution avant qu'ils n'aient été complètement amortis.
Les frais de stage en entreprise. (mise à jour 08/2016) - Mobilité des élèves.
Un dossier complet sur les stages en entreprises, réalisé par l’académie d’Aix-Marseille (juin 2014).
Un stage en entreprise est une période de formation obligatoire en entreprise, intégrée à la scolarité de l’élève. Selon le rôle qui leur est donné et leur évaluation ou non à l’examen, la période en entreprise a plusieurs appellations : «stage», «période de formation en entreprise» ou «période de formation en milieu professionnel».
Les stages sont obligatoires, mais non évalués à l’examen ; ils n’existent que dans certains certificats d’aptitude professionnelle (CAP) et brevets d’étude professionnelle (BEP).
Les périodes de formation en entreprise (PFE) sont obligatoires et évaluées à l’examen. Elles existent dans les CAP, les BEP.
Les périodes de formation en milieu professionnel (PFMP) sont obligatoires et évaluées à l’examen. Elles existent dans tous les baccalauréats professionnels et technologiques, les mentions complémentaires, les BTS et les BTN.
Peuvent prétendre à une prise en charge de ces coûts les professeurs qui se rendent sur le lieu de stage de leurs élèves et les élèves ou étudiants effectuant un stage en entreprise obligatoire durant leur scolarité :
- les élèves se préparant au C.A.P.
- les élèves et étudiants se préparant aux BEP, BAC PRO, BT, BTS.
- les élèves et étudiants post-BEP et post BAC mention complémentaire, post-BTS.
Dans la suite de ce document on utilisera uniquement le nom générique de « stage en entreprise ».
A noter que les élèves qui partent en stage d’observation ne peuvent pas prétendre à un remboursement de leurs frais sur les crédits d’Etat pour le financement des stages en entreprise. Néanmoins, l’établissement peut dégager des crédits sur ses fonds propres ou demander le financement d’une collectivité publique.
Différentes ressources peuvent être utilisées pour couvrir les dépenses liées à ces stages :
- les subventions de l’Etat (crédits globalisés) « stages en entreprise », éventuellement sur les fonds sociaux,
- les ressources propres à l’EPLE,
- les subventions des collectivités publiques (Région, Communauté européenne),
- la taxe d’apprentissage.
Les dépenses et recettes seront retracées au service « AP».
Le conseil d’administration doit avoir préalablement délibéré sur le principe et sur les modalités de remboursement des frais de stages en entreprise pour les familles.
Modalités pour les élèves.
Conformément à la réglementation sur les stages en entreprise, le remboursement s’effectue exclusivement sur présentation de justificatifs ; une avance pour les élèves ou les étudiants n’est donc pas possible.
Les frais occasionnés par le repas du midi sont pris en charge afin d’éviter tout surcoût aux familles. Deux cas de figure peuvent se présenter. Soit une convention avec l’entreprise d’accueil ou un EPLE à proximité, ce qui permet d’éviter un surcoût à la famille : l’élève est constaté comme demi-pensionnaire et l’établissement règle directement la facture pour la restauration du stagiaire. Soit, en cas d’impossibilité de conventionnement, le versement d’une allocation forfaitaire aux familles concernées ; son montant, qui doit être voté par le C.A., doit tenir compte de l’estimation d’un surcoût moyen par rapport au prix de la demi-pension.
Concernant l’hébergement et les nuitées, la réglementation ne prévoit en principe ni prise en charge financière, ni remboursement. L’élève interne bénéficiera d’une remise sur son forfait d’internat pour la durée du stage, et l’élève demi-pensionnaire d’une remise sur son forfait de demi-pension. Pour aider les familles à supporter le surcoût de l’hébergement lié à la durée du stage, il est possible de solliciter l’attribution d’une aide sur fonds social ou caisse de solidarité et de rechercher un établissement proche disposant d’un internat. En cas d’hébergement dans un autre EPLE, il sera établi une convention précisant les modalités de règlement : paiement direct par la famille ou facturation à l’établissement d’origine qui percevra ensuite le montant auprès de la famille.
Le surcoût des dépenses de transport des élèves de leur résidence à leur lieu de stage par rapport au lycée peut être remboursé sur justificatif sur la base du coût moyen d’un billet de seconde classe au tarif en vigueur. Si le stagiaire est amené à utiliser un véhicule personnel pour se rendre sur son lieu de stage, il doit au préalable effectuer une demande écrite pour utiliser son véhicule personnel et attester qu’il est assuré. L’annexe financière de la convention fixera les conditions de transport, notamment la fréquence.
Il est impératif que le conseil d’administration de l’EPLE délibère préalablement sur le principe et sur les modalités de remboursement : justificatifs, tarif de remboursement si utilisation du véhicule personnel, fréquence des trajets remboursables, mode de calcul, etc…
L’élève prendra en charge ses déplacements et sera remboursé ultérieurement sur présentation de justificatifs.
Nota : dans un souci de clarté et de simplification, il est vivement conseillé que les conditions de prise en charge et de remboursement des frais de déplacement et d'hébergement des élèves soient fixées en conseil d'administration et face l’objet d’un acte.
Modalités pour les enseignants.
Lorsque la prise en charge directe des billets de transport par l’EPLE n’est pas possible, l’ensemble des frais de mission induits par la visite des stagiaires dans l’entreprise est remboursé directement à l’enseignant ayant effectué la mission sur présentation d’un état de frais accompagné de pièces justificatives. Les textes prévoient la possibilité de verser une avance sur les frais de mission. Ces remboursements relèvent des frais de déplacements du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006.
Assurance.
Le chef d’établissement doit souscrire une assurance couvrant la responsabilité civile du stagiaire pour les dommages matériels ou corporels qu’il pourrait causer au cours de son stage. Si l’élève est autorisé à utiliser un véhicule appartenant à l’entreprise où il effectue son stage, la responsabilité des dommages causés par l’élève relève de la police d’assurance de l’entreprise.
Il convient de faire préciser dans la convention que si le stagiaire est autorisé à utiliser un véhicule appartenant à l’entreprise où il effectue son stage, la responsabilité des dommages causés par l’élève relève de la police d’assurance de l’entreprise.
Modalités pour les stages à l’étranger.
Pour les stages à l’étranger, les stagiaires peuvent percevoir une aide forfaitaire pour les dépenses autorisées (restauration, transports), ou un pourcentage, au vu des justificatifs. Cette aide sera prise en charge sur la subvention stage en entreprise. A noter que pour les stages à l’étranger les financements européens permettent de prendre en charge les nuitées. Les stages à l’étranger sont pris en charge dans la mesure où ils sont prévus par les référentiels et ne correspondent pas uniquement à des convenances personnelles.
Question-réponse sur le site de la DAF A3 : Existe-t-il des dispositions spécifiques concernant les modalités de remboursement des élèves et des professeurs qui visitent leurs élèves sur leur lieu de stage à l'étranger ?
Réponse du 26/02/2007 : La réglementation applicable aux remboursements des déplacements des enseignants et des élèves à l'occasion de stages ou de périodes de formation en entreprises est différente. Les enseignants appelés à se déplacer pour visiter leurs élèves sur leur lieu de stage sont des agents de l'Etat missionnés par leur chef d'établissement, et à ce titre les frais de déplacement doivent être imputés sur le budget de l 'EPLE dans le respect des dispositions du décret du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat. Les taux des indemnités de mission à l'étranger sont fixés par l'annexe 1 de l'arrêté interministériel du 3 juillet 2006. En ce qui concerne le remboursement des frais engagés par les élèves, il dépend de l'autonomie administrative et financière de l' EPLE. Le décret précité ne s'applique pas aux élèves en stage mais seulement aux agents de l'Etat. Le chef d'établissement doit proposer à son conseil d'administration d'adopter les conditions, modalités et taux de remboursement des frais de déplacement des stagiaires à l'étranger. Ces délibérations ne sont pas soumises à l'obligation de transmission au contrôle de légalité pour être exécutoires (article R421-54 du code de l’éducation). Elles sont toutefois soumises à l'obligation de publicité (affichage) pour acquérir le caractère exécutoire.
Textes.
- Note de service n° 93-179 du 24 mars 1993 portant sur le financement des frais d’hébergement, de restauration, de transport et d’assurance des élèves stagiaires en entreprise.
Compléments.
Divers document de synthèse rédigé par des DAF académiques. Le plus récent (2010) est le mémento de Marseille.
Plus ancien (fin 2007) un document de l’académie de Reims avec des modèles de conventions.
Le document de Créteil en fichier PDF et ses annexes. (juin 2002)
Le document de l’académie de Nantes. (Septembre 2003)
Voir la FAQ concernant la prise en charge des frais de nuitées durant le stage et d’autres questions sur ce sujet (utilisation de la TA notamment).
La circulaire n°2008 - 091 du 29 / 12 / 2008 a pour objet de préciser les modalités d’application du décret n°2008-96 du 31 janvier 2008 relatif à la gratification et au suivi des stages en entreprise : voir la circulaire.
Plusieurs exemples de documents sur les stages en entreprise sont disponibles sur la page « imprimés ».
Pour compléter et avoir toutes les références, voir la page du film annuel du chef d’établissement sur le site de l’ESEN.
Périodes de formation en milieu professionnel : organisation et accompagnement.
La circulaire n° 2016-053 du 29 mars 2016 rappelle les objectifs des périodes de formation en milieu professionnel et apporte des précisions sur les modalités pédagogiques de leur préparation, déroulement et exploitation. Elle concerne les périodes de formation en milieu professionnel obligatoires dans les formations sous statut scolaire conduisant à un diplôme professionnel des niveaux V et IV.
Sécurité des élèves en stage.
Une fiche de l’Observatoire de la sécurité sur la sécurité des élèves en stage guide d’aide et de conseil (2016).
Les travaux règlementés pour les mineurs (2016)
Mobilité des élèves de collège et de lycée en Europe et dans le monde.
La mobilité des élèves revêt des formes diverses : elle peut être individuelle ou collective, brève ou longue ; elle recouvre l'ensemble des séjours d'élèves hors du territoire français tels que les échanges, voyages de classes, périodes de scolarité à l'étranger, séquences d'observation, visites d'information en milieu professionnel, stages ou périodes de formation en milieu professionnel à l'étranger, les volontariats de solidarité, le service civique, les chantiers bénévoles inscrits dans le cadre scolaire.
La circulaire n° 2016-091 du 15-6-2016 vise à encadrer et à accompagner la mobilité, à la valider, la valoriser et à la sécuriser à travers toutes les étapes de sa mise en œuvre. Voir aussi la note de service du 7 juin 2016 sur les échanges franco-allemands.
Financement des manuels scolaires.
La CRC de Midi-Pyrénées a considéré dans un jugement du 8 février 2006 qu’il n’était pas irrégulier sous certaines conditions de financer l’achat de manuels scolaires sur les fonds de réserves. Dans ce cas, il convient de retracer la dépense au chapitre A1 et non au A2. Un autre jugement de la CRC de Champagne-Ardenne du 12 septembre 2006 qui va dans le même sens.
Financement des manuels scolaires dans les collèges : une réponse au Sénat : l'autorisation parlementaire détermine les ressources budgétaires mises à la disposition du ministère de l'éducation nationale pour l'accomplissement de la mission « enseignement scolaire » et le ministère chargé de l'éducation nationale doit s'assurer de la répartition équitable de ces moyens sur le territoire dans le cadre de la détermination des enveloppes académiques. Les crédits destinés aux dépenses pédagogiques - dont ceux consacrés aux manuels scolaires - dans les EPLE sont attribués aux autorités académiques sous la forme d'une enveloppe globale. Il convient de noter que les dotations attribuées aux recteurs dans le cadre de leur budget opérationnel de programme, sont une priorité pour le ministère de l'éducation nationale. Ces dotations ont ainsi progressé de plus de 4 % en 2007 par rapport à 2006 ; bien que l'effort de maîtrise de la dépense publique s'applique également au programme « enseignement scolaire public du second degré » dans le cadre de la loi de finances pour 2008, le ministère de l'éducation nationale s'est efforcé de préserver les dotations académiques en matière de subventions aux EPLE. En outre, dans le respect de l'autonomie des établissements, il n'existe pas de fléchage spécifique dédié aux manuels scolaires. Les EPLE ont toute latitude pour se constituer des réserves de crédits pour le renouvellement des manuels scolaires, chacun gérant de manière autonome en fonction des besoins de l'établissement. Enfin, en s'acquittant des droits de copie au Centre français d'exploitation du droit de la copie, les établissements concourent à indemniser les éditeurs lorsqu'ils ont recours à la photocopie.
Fonds social lycéen, fonds social collégien et fonds social cantine. (11/2017)
Les fonds sociaux proviennent des crédits globalisés issus de la LOLF. Les modalités de gestion et d’utilisation sont décrites dans la circulaire n° 2017-122 du 22-8-2017. Cette circulaire fait l’objet d’une analyse personnelle que vous pouvez consulter en ouvrant ce fichier.
Une note de l’académie d’Aix-Marseille qui confirme mon analyse.
Une précision (2018) de La DGESCO sur la circulaire n° 2017-122 du 22-8-2017 indique que le fonds social cantines ne peut être utilisé que pour la restauration scolaire, aucune autre précision n'est apportée concernant son utilisation. En conséquence elle indique avoir, jusqu'à ce jour, toujours répondu aux services académiques qui l’interrogeaient sur la possibilité d'imputer sur les fonds sociaux les dépenses de toute restauration scolaire (midi et/ou soir) que les dépenses d'hébergement pur (nuitées) ne peuvaient être prises en compte sur le fonds social cantines.
Cette circulaire de 2017 a abroger les anciens textes sans vraiment les modifier : la circulaire 97-187 du 04.09.1997 concernant le fonds social cantine et la circulaire 98.044 du 11.03.1998 concernant le fonds social lycéen ou collégien.
Bien qu’étant antérieurs à la nouvelle circulaire de 2017 les documents ci-dessous peuvent s’avérer utiles avec une petite mise à jour des références :
Un document de l’académie de Bordeaux pour constituer la Commission de Fonds Social et gérer les dossiers.
De l’académie de Lille, un document en forme de vademecum sur les fonds sociaux de janvier 2007.
Un article complet de la DAF de Lille (mai 2011).
Un exemple de document pour la formation de la Commission fonds social.
Fonds vie lycéenne et fonds d’animation.
Le fonds de vie lycéenne dispose de crédits destinés à favoriser l’initiative des lycéens en tant que porteurs ou acteurs d’initiatives concrètes en matière de :
- formation des élus lycéens
- information et communication
- fournitures et équipements pour la vie lycéenne
- prévention des comportements à risques ou de conduites addictives
- animations culturelles ou éducatives.
Les actions d’animation sont des actions de type culturel, sportif, professionnel etc. assurées sous forme de conférences ou d’ateliers par des intervenants extérieurs (entreprises, associations, etc.).
Circulaire du 26.09.2001 modifiant la note du 09.01.1991 concernant la finalité et la gestion des crédits du fonds de la vie lycéenne :
Composition et fonctionnement des instances de la vie lycéenne : circulaire n° 2016-140 du 20-9-2016.
Mise à jour : 08/18