Pièces justificatives 4
V.4 - Les sous-rubriques pour les marchés formalisés.
413. Marchés publics passés selon une procédure formalisée prévue par l'article 26 (*) du code des marchés publics :
(*) L’article 26 du code des marchés 2006 concernent les marchés et accords-cadres passés selon une procédure formalisée. Cet article n’est plus utilisée suite à la réforme des textes des marchés publics ; mais la rubrique reste valable pour les marchés formalisés (marchés > à 221 000 € HT en 2018).
Les pièces constitutives d'un marché sont définies par les articles 11, 12 et 13 du code des marchés publics.
Les caractéristiques formelles d'un marché public passé selon une procédure formalisée prévue par l'article 26 du code des marchés publics sont décrites au B de l'annexe G. Les pièces constitutives d'un tel marché comportent obligatoirement :
1. L'identification des parties contractantes ;
2. La référence à la délibération ou à la décision autorisant la personne publique à passer le marché ;
3. La définition de l'objet du marché ;
4. La référence à (aux) article(s) du code des marchés publics ou de l'ordonnance de 2005 ou de son décret d'application en application duquel (desquels) le marché est passé ;
5. L'énumération des pièces du marché (avec ordre de priorité) ;
6. Le prix ou les modalités de sa détermination ;
7. La durée d'exécution du marché ou les dates prévisionnelles de début d'exécution et d'achèvement ;
8. Les conditions de réception, de livraison ou d'admission des prestations ;
9. Les conditions de règlement ;
10. Les conditions de résiliation ;
11. La date de notification du marché ;
12. Le comptable assignataire.
4131. Pièces générales :
41311. Pièces à fournir lors du premier paiement :
1. Pièces constitutives initiales du marché, à l'exclusion du cahier des clauses techniques générales, du cahier des clauses techniques particulières et du cahier des clauses administratives générales lorsque le marché se réfère à l'un des cahiers des clauses administratives ayant fait l'objet d'une approbation par arrêté (les cahiers des clauses administratives générales qui n'ont pas fait l'objet d'une approbation par arrêté sont produits à l'appui du premier mandatement du marché qui s'y réfère).
2. Le cas échéant, liste des prix ou des tarifs ou des barèmes applicables.
3. S'il y a lieu, copie de l'engagement de la ou des garantie(s) à première demande ou des caution(s) personnelle(s) ou solidaire(s).
41312. Autres pièces générales, le cas échéant :
1. Avenant, acte spécial, ordre de service, ayant des incidences financières.
2. Pour les marchés de fournitures et de services :
En cas de dépassement du montant contractuel prévu au marché, avenant ou, si le marché en prévoit la possibilité, décision de poursuivre.
(…)
5. En cas de marchés à bons de commande :
- le cas échéant, le bon de commande complétant les dispositions financières du marché relatives aux délais d'exécution ;
- le cas échéant le bon de commande complétant les dispositions financières du marché relatives aux primes, aux pénalités, uniquement dans le cas où des primes ou des pénalités sont décomptées ;
- lorsque la date d'exécution des prestations est postérieure à la date de fin du marché, le(s) bon(s) de commande correspondant(s).
4132. Pièces particulières
41321. En cas de reconduction expresse
Décision de reconduction.
V.5 – Accord-cadre.
414. Marchés passés sur le fondement d'un accord-cadre :
1. Accord-cadre visé par l'article 76 (*) du code des marchés publics.
2. Marché passé sur le fondement de l'accord-cadre : pièces énumérées aux rubriques 412 (marchés publics passés selon une procédure adaptée) et 413 (marchés publics passés selon une procédure formalisée) selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.
(*) Les accords-cadres de l’article 76 du code de 2006 sont repris à l'article 4 de l'ordonnance du 23 juillet 2015 et aux articles 78 et suivants du décret du 25 mars 2016.
Les caractéristiques formelles d'un accord-cadre sont précisées au point C de l'annexe G ; et les spécificités des marchés passés sur le fondement d'un tel accord, au point D.
V.6 - Paiements à des tiers substitués au créancier initial.
La rubrique 4171. Paiement des créances afférentes à une cession ou à un nantissement de créances détaille les pièces nécessaires pour le paiement des créances afférentes à une cession ou à un nantissement de créances
Le nantissement est le contrat par lequel un fournisseur d’un EPLE donne en gage la créance qui résultera de l’exécution du marché à un établissement bancaire qui lui garantira le financement de son activité ; le fournisseur peut aussi directement lui céder sa créance.
Le titulaire du marché et tout sous-traitant qui bénéficie du paiement direct peuvent choisir de céder ou de nantir à des établissements de crédit ou à une autre entreprise leur créance, dans les conditions prévues aux articles 106 à 110 du code 2006 des marchés publics reprises désormais aux articles 127 à 131 du décret du 25 mars 2016.
A cette fin, l’ordonnateur remet à sa demande au titulaire du marché soit une copie de l’original du marché, de l’avenant ou du document correspondant, soit un certificat de cessibilité conforme à un modèle défini par l’arrêté du 28 août 2006 relatif au certificat de cessibilité des créances issues de marchés publics. Le titulaire du marché remet cet exemplaire unique ou ce certificat de cessibilité à son cessionnaire (ou au bénéficiaire du nantissement). Ce dernier notifie la cession au comptable assignataire de l’EPLE et lui fait parvenir l’exemplaire unique ou le certificat de cessibilité. La notification d’une cession consentie à une banque, issue de la loi n° 81-1 du 2 janvier 1981 modifiée, dite « loi Dailly », dont les dispositions sont reprises dans le code monétaire et financier, doit être faite par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine. En revanche, la notification d’une cession de droit commun donne lieu à signification par acte d’huissier. La notification ou la signification doit impérativement être faite auprès du comptable de l’EPLE chargé du paiement qui est seul habilité à la recevoir. Ce dernier doit procéder à la vérification que l’acte comporte bien toutes les mentions obligatoires.
Il est conseillé pour le traitement de cette procédure relativement complexe de se référer à la rubrique 2.3.6.5.9.1 de la M9-6. Mais cette procédure est peu fréquente en EPLE où l’on rencontre plus surtout la technique de la cession à un factor.
La rubrique 4173. Paiement à un factor détaille deux procédés :
41731. Dans le cadre d'une cession :
Il s’agit de l’affacturage par cession de créance dite « loi Dailly » pour lequel le comptable doit disposer de l’exemplaire unique ou du certificat de cessibilité. Les mentions portées sur la facture qui valent notification de l’affacturage par cession sont précisées par le paragraphe B de l’annexe F de la nomenclature :
B. - Mention concernant l'affacturage dans le cadre d'une cession ou d'un nantissement
Les comptables sont autorisés à régler entre les mains du factor les mandats émis au nom du créancier, lorsque les mémoires, factures, situations de travaux et autres documents comportent les mentions suivantes :
« La créance relative à la présente facture a été cédée à … (indication du cessionnaire) dans le cadre des articles L.313-23 à L.313-25 du code monétaire et financier.
Le paiement doit être effectué par chèque, traite, billets, etc…, établi à l'ordre de (nom de la société d'affacturage ou de son mandataire)… et adressé à … ou par virement au compte n°… chez… »
Par ailleurs le comptable doit avoir les pièces justificatives suivantes :
- Pièces énumérées aux rubriques 412 et 413 (ci-dessus) selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.
- Dans le cadre d'un marché public faisant l'objet d'un contrat écrit, exemplaire unique du marché, de l'avenant, de l'acte spécial ou de tout document écrit visé à la rubrique 4511, revêtu d'une mention signée par l'autorité compétente pour passer le marché indiquant que cette pièce est délivrée en unique exemplaire en vue de la cession (ou du nantissement) des créances résultant du marché,
ou
Certificat de cessibilité.
- Le cas échéant, attestation de l'établissement de crédit établissant que la cession (ou le nantissement) ne fait pas obstacle au paiement direct de la partie sous-traitée ou a été réduit(e) de manière à réaliser cette condition.
41732. Dans le cadre d'une subrogation :
Le plus souvent les EPLE sont confrontés à la technique plus simple de l’affacturage par subrogation par lequel une entreprise transfère une créance à un factor. Cette cession est notifiée par l'inscription d'une mention sur la facture transmise à l’établissement. Elle n’est donc pas « notifiée » au comptable assignataire et l’exemplaire unique n’a pas à lui être transmis.
1. Pièces énumérées aux rubriques 412 et 413 (voir ci-dessus) selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.
2. Mention subrogative réglementaire portée sur la demande de paiement (mémoire, facture, situation de travaux…) dans les conditions fixées au paragraphe A de l'annexe F du présent décret.
3. En cas de pluralité d'oppositions, quittance subrogative datée.
La mention devant figurer sur la facture est indiquée par le paragraphe A de l’annexe F de la nomenclature :
A. - Mention concernant l'affacturage dans le cadre d'une subrogation
Les comptables sont autorisés à régler entre les mains du factor les mandats émis au nom du créancier, lorsque les mémoires, factures, situations de travaux et autres documents comportent les mentions suivantes :
« Règlement à l'ordre de (indication de la société de factoring) à lui adresser directement (adresse, numéro de téléphone, numéro du compte courant bancaire ou postal).
Elle le reçoit par subrogation dans le cadre du contrat de factoring.
Elle devra être avisée de toute demande de renseignements ou réclamations. »
V.7 - Autres.
4162. Groupement de commandes de plusieurs organismes :
41621. Pièces à fournir dans tous les cas :
Convention constitutive du groupement.
416221. Cas où chaque membre du groupement exécute sa propre partie :
Pièces énumérées aux rubriques 412 et 413 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.
Dans le cadre d’un groupement d’achat comportant plusieurs EPLE qui exécutent chacun leurs commandes (groupement d’achat pour les denrées alimentaires par exemple), la convention constitutive sera donc une pièce à rajouter à celles prévues pour les marchés passés en « autonomie ».
41633. Paiement à l'Union des Groupement d'Achat Public (UGAP) :
1. Le cas échéant, convention.
2. Facture ou mémoire.
4182. Paiement dans le cadre d'une transaction :
1. Acte autorisant la transaction.
2. Transaction.
3. Si la transaction met fin au marché, pièces justificatives prévues à la sous-rubrique 41325 (sauf si la transaction intègre les opérations de solde du marché).
41922. Crédit-bail mobilier :
4192211. Premier paiement :
1. Marché.
2. Décompte.
4192212. Autres paiements :
Décompte.
419224. Prolongation du marché de crédit-bail :
Avenant.
419225. Réalisation de la promesse de vente :
1. Décision de l'assemblée délibérante autorisant la levée de l'option.
2. Décompte portant mention des paiements effectués et de la valeur résiduelle fixée par référence au marché.
4193. Marchés publics d'assurances :
41931. Première prime :
1. Copie du marché d'assurances.
2. Avis de paiement de l'assureur.
41932. Autres primes :
Avis de paiement de l'assureur.
41933. Modification des clauses du marché :
1. Si la modification résulte de dispositions légales, décompte de révision.
2. Si la modification résulte de la volonté des contractants, copie du marché d'assurances modifié ou avenant et avis de paiement.
VI - Précisions sur certains points particuliers.
Est-ce que la pièce comptable qu’on vous présente est bien valable ? S’agit-il bien d’une facture au sens du décret ? Il suffit de vérifier que les mentions suivantes y figurent :
Annexe C.
Enonciation des mentions devant figurer sur les factures ou les mémoires :
Aucun formalisme autre que celui prévu par le code général des impôts n'est exigé pour les factures ou les mémoires transmis à titre de pièce justificative. Il suffit que les mentions suivantes y figurent explicitement (l'arrêté en lettres ou en chiffres par l'ordonnateur est obligatoire lorsqu'une modification a été opérée à la suite d'une erreur commise dans le montant de la facture ou du mémoire établi par le créancier) :
1. Le nom ou la raison sociale du créancier.
2. Le cas échéant, référence d'inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers.
3. Le cas échéant, numéro de SIREN ou de SIRET.
4. Date d'exécution des services ou de livraison des fournitures et désignation de la collectivité débitrice.
5. Pour chacune des prestations rendues, la dénomination précise, selon le cas les prix unitaires et les quantités ou bien les prix forfaitaires.
6. Le montant et le taux de taxe sur la valeur ajoutée légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération.
7. Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération.
Précision sur les PJ exigibles par le comptable pour les dépenses inférieures au seuil de 230 € (c’est le cas de la plupart des DAO).
Les dépenses d’un montant inférieur à 230 euros ne nécessitent pas obligatoirement la production d’une facture ou d’un mémoire (arrêté du 27 février 1989, modifié par l’arrêté du 3 septembre 2001). Dans un tel cas, il appartient à l’ordonnateur d’apporter les précisions nécessaires dans le corps du mandat ou sur un état établi et certifié par lui et joint au mandat.
Décret 80-393 du 2 juin 1980, modifié par l'arrêté du 03/09/2001 : « La production de mémoires ou de factures pour le paiement des travaux, fournitures ou services effectués pour le compte de l'Etat et des établissements publics qui en dépendent, des communes, des départements, des régions et des établissements publics locaux, n'est pas exigible pour les dépenses qui n'excèdent pas 230 euros dans leur totalité.
Le détail des travaux, fournitures ou services est alors indiqué dans le corps même de l'ordonnance ou du mandat émis au nom du créancier s'il s'agit d'une dépense faisant l'objet d'un ordonnancement préalable ou, s'il s'agit d'une dépense payée par régie d'avances, sur la quittance délivrée par le prestataire.
Toutefois, cette mesure de simplification n'est pas applicable aux prestations effectuées pour le compte d'organismes ou services publics redevables de la taxe sur la valeur ajoutée. ».
Précision sur les PJ exigibles par le comptable pour les achats auprès de particuliers.
Réponse ministérielle (2018) à une question parlementaire n°02014. Les articles 4 et 5 de l'ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics permettent, en effet, aux collectivités territoriales de conclure, à titre onéreux, un marché public pour répondre à leurs besoins en matière de travaux, de fournitures et de services et d'acquérir ainsi des biens d'occasion auprès de tout opérateur économique que ce dernier soit une personne morale ou une personne physique. L'annexe C du décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des collectivités territoriales, des établissements publics locaux et des établissements publics de santé, n'exige pas un code SIRET lorsque le vendeur est une personne physique. En effet, l'annexe C précise, parmi les mentions obligatoires devant figurer sur les factures ou les mémoires, qu'y figurent « le cas échéant, le numéro de SIREN ou de SIRET ». Aussi, lorsque l'opérateur économique est un particulier, qui ne saurait posséder un code SIRET du fait de sa qualité de personne physique, le numéro de SIRET n'a pas à être exigé pour le paiement de la dépense.
La suspension (rejet) d’un paiement par le comptable, sa réquisition par l’ordonnateur.
La réquisition : un document de l’académie d’Aix-Marseille (2016).
Extrait de l’instruction n°07-024 MO du 30 mars 2007 concernant la suspension du paiement et la réquisition.
A noter que le comptable qui défère à la réquisition de paiement transmet l'ordre et les pièces justificatives à trois destinataires :
l'autorité académique
la collectivité locale de rattachement
la direction départementale des finances publiques qui transmet à la chambre régionale des comptes compétente.
Voir aussi la M9-6.
Il faut rappeler l’étendue du contrôle du comptable en matière de légalité fiscale. Le risque de mise en jeu de sa responsabilité est important ; la plus grande vigilance s’impose. Un document de l’académie d’Aix-Marseille sur ce sujet permet de faire utilement un rappel.
Contrôle allégé en partenariat des dépenses.
Voir aussi cette page du site.
Au JORF du 18 janvier 2014, publication de l’arrêté du 6 janvier 2014 modifiant l'arrêté du 11 mai 2011 pris en application du préambule de l'annexe I du code général des collectivités territoriales et de l'article 42 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Cet arrêté, applicable aux EPLE, actualise le plafond de dispense de production des pièces justificatives au comptable public dans le cadre du contrôle allégé en partenariat des dépenses des organismes précités dont les modalités sont fixées par l'arrêté du 11 mai 2011 modifié (NOR : BCRE1113038A). Cet arrêté est pris pour l'application du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique dont le second alinéa de l'article 42 définit le contrôle allégé en partenariat des dépenses de l'Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics.
Le cadre juridique de la facturation électronique, ouvert en France par une ordonnance du 26 juin 2014, est désormais complet grâce à l'instruction NOR ECFE1706554J du 22 février 2017 relative au développement de la facturation électronique. Le document rappelle évidemment le champ d'application du dispositif (personnes publiques et types de factures concernés) et précise les modalités d'application de la facturation électronique. Il traite notamment de façon pédagogique des cas les plus complexes, répondant ainsi expressément aux demandes formulées par les associations d'élus locaux lors de la phase de concertation intervenue en amont de la publication du texte.
Décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique. Dématérialisation des factures transmises par les titulaires ainsi que les sous-traitants admis au paiement direct de contrats conclus par l'Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics.
Chorus-Pro.
Le portail de la gestion publique.
Sur un site de la DFIP la communauté Chorus-Pro.
Un petit film de la DGFIP (2018) pour vos premiers pas sur l’application Chorus Pro.
Un petit film de la DGFIP (2017) pour créer un compte sur l’application Chorus Pro.
Un petit film de la DGFIP (2018) qui suit pas à pas la procédure de dépôt des factures sur Chorus Pro.
Un petit film de la DGFIP (2016) qui suit pas à pas la procédure de récupération des factures sur Chorus Pro.
...à suivre page suivante avec les recettes...
Mise à jour : 08/18